Isu-isu Seputar Payroll (1)

oleh : Jaiman, SE, MM

Software Payroll

Dewasa ini software payroll sudah menjadi bagian wajib dari operasional perusahaan yang berskala besar, misalnya global company yang mempekerjakan pegawai puluhan ribu. Apalagi dengan anak perusahaan (subsidiary) yang mencapai ratusan kantor perwakilan yang tersebar di manca negara. Misalnya General Electric, IBM, Toyota, Sony, Honda, Microsoft, Apple, Dell Comp, HSBC, Citi Corp. Deutsche Bank.

Secara umum perusahaan-perusahaan tersebut menetapkan kebijakan yang seragam terhadap keryawannnya, di manapun wilayah kedudukannya, tetapi ada karakter yang perlu dipahami berkaitan dengan peraturan perudangan yang berlaku di masing masing wilayah negara. Pada umunnya ada perlakuan khusus yang berbeda antara masing-masing negara tentang pajak penghasilan, waktu kerja dan istirahat, upah minimum, upah kerja lembur, asuransi jiwa dan kesehatan. Misalnya di Indonesia ada peraturan upah minimum kota/kabupaten (UMK), jam kerja normal seminggu, waktu kerja dan istirahat, upah lembur, Jamsostek, kesehatan, dan syarat-syarat kerja lainnya. Demikian juga dengan perijinan terhadap tenaga kerja pendatang dari negara lain (expatriate) yang harus memenuhi ketentuan legal document.

Kalau sistem payroll berdiri sendiri, tentunya akan lebih mudah bagi user membuat setting tailor made sesuai dengan kebutuhan masing-masing subsidiary atau cabang, tetapi kalau payroll program menjadi satu dengan software yang lebih besar, misalnya SAP dan Oracle, biasaya memerlukan sinkronisasi terhadap kebijakan internal perusahaan, yaitu kontrak kerja, peraturan perusahaan, dan Perjanjian Kerja Bersama (PKB). Syarat-syarat kerja, asuransi dan dana pensiun, hubungan industrial, dan peraturan perundangan adalah beberapa kondisi yang pertama-tama harus diperhatikan untuk payroll integrated software yang dibeli secara paket. Peraturan perundangan yang berbeda biasanya tentang aturan perpajakan, upah minimum, upah lembur legal dokumen dan perijinan.

Pada sofware yang terintegrasi, payroll biasanya dimasukkan sebagai bagian dari modul business sistem, misalnya pada SAP. Walaupun demikian tidak serta merta bisa cocok dan applicable di semua kondisi negara. Payroll pasti mengalami modifikasi atau setting mendasar untuk menyesuaikan dengan kebutuhan di masing-masing regional. Dengan pertimbangan ini, payroll system dibuat lebih fleksibel dan tailor made. Di sinilah keunikan payroll dibandingkan dengan business sistem lainnya, seperti accounting system, logistic, sales atau operation & maintenance.

Peraturan Perundangan Yang Berbeda

Setiap negara memiliki kebijakan yang berbeda-beda berkaitan dengan peraturan ketenagakerjaan, asuransi, dana pensiun, dan perpajakan. Semua peraturan perundangan di atas menpengaruhi sistem payroll secara keseluruhan. Di sinilah yang menjadi bukti rill bahwa payroll adalah unik.

Dalam hal peraturan perpajakan ada tiga kondisi utama yang berpengaruh langsung terhadap payroll, yaitu pendapatan tidak kena pajak PTKP), biaya jabatan dan tarif. Ketiga hal ini sangat berbeda antara negara satu dengan lainnya. Disamping itu peraturan perpajakan yang selalu berubah menjadi faktor dominan, bahwa payroll harus menyesuaikan dengan peraturan yang berlaku Oleh sebab itu, sistem payroll tidak berlaku umum. Contoh perbedaan tarif pajak antara Indonesia dan Singapore adalah sebagai berikut:. Di Indonesia tarif pajak penghasilan adalah progresif sebanyak empat lapis dengan besaran tarif mulai dari 5% sampai dengan 30%. Tarif progresif umum digunakan oleh negara-negara di dunia, misalnya di Singapore yang menerapkan sistem tarif progresif mulai 0% sd 20% bagi wajib pajak dalam negeri (ordinarily resident) dan flat 20% bagi wajib pajak luar negeri (not ordinarily resident).

Semua kerumitan ini menjadi sederhana apabila diprogram dalam software yang reliable dengan kebutuhan perusahaan. Perusahaan penyedia entreprise resources planning (ERP) saat ini sudah mengantisipasi dengan menyediakan modifikasi secukupnya sesuai dengan kebutuhan bisnis. Bagaimana kalau perusahaan Anda tidak mengalokasikan anggaran untuk membeli program yang baik untuk mengaplikasikan payroll dengan handal? Tuntutan bisnis dewasa ini tidak mungkin mengoperasikan bisnis tanpa sistem yang baik, oleh sebab itu sebaiknya cara perhitungan dengan manual sebisa mungkin dihindari. Di pasaran program payroll telah dijual secara masal dengan harga terjangkau, oleh sebab itu lebih baik menggunakan program tersebut walaupun sederhana.

File Menumpuk

Almari file payroll yang menumpuk bertahun-tahun menjadi masalah klasik dalam filing management. Perlu ruang sangat besar dan aman untuk menjaga file payroll terhindar dari kerusakan, oleh sebab itu diperlukan file cabinet yang baik dan layak supaya terhindar dari serangan hewan pegerat atau cuaca buruk.

File payroll pada umumnya bersifat rahasia (confidential), oleh sebab itu cara penyimpanannya memerlukan tempat khusus. File payroll tidak bisa dicampur (sharing) dengan file yang dimiliki oleh departemen atau seksen lain. Beberapa perusahaan melakukan pemisahan file antara dokumen rahasia dengan dokumen umum dengan maksud untuk pemisahan filing treatment. Masih ada lagi yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan file pada umumnya, yaitu kemudahan tracing dan pencarian kembali apabila diperlukan sewaktu-waktu.

Perkembangan teknologi memberikan jawaban atas masalah dokumentasi file payroll yang menumpuk bertahun-tahun. Mobile device yang kecil dengan daya simpan besar berkembang pesat, seiring dengan kebutuhan Industri.

Pada umunya file keuangan harus disimpan selama 10 tahun karena berkaitan dengan dokumen perpajakan. Anda perlu menyediakan ruang khusus dan space besar, sehingga membebani biaya perusahaan. Apa yang perlu dilakukan untuk mengurangi space yang sangat besar? Electronic filing sudah dilakukan beberapa perusahaan besar dan memberikan manfaat luar biasa.

Kukan hanya electronic file, perusahaan-perusahaan berbasis teknologi mulai mengurangi penggunaan kertas pada aktivitasnya. Misalnya dokumen Purchase Request (PR) hanya dilakukan secara sistem di ERP. Setelah PR di approved oleh authorised person, proses selanjutnya adalah merubah PR menjadi PO. Dengan dukungan e-procurement yang handal, semua proses tender dan quotation dilakukan dengan internet. Dengan sistem e-procureent perusahaan bisa menghemat kertas dan efisiensi waktu. Dengan demikian ada beberapa biaya yang bisa dihemat oleh perusahaan.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: